精益生產(chǎn)：制定流程的十項(xiàng)注意

流程具有“雙刃劍”的功效。如果制定不好，就會(huì)阻礙效率。如果制定得好，可以優(yōu)化管理，大大提高效率。制定流程中有十個(gè)注意事項(xiàng)。

1、流程就是標(biāo)準(zhǔn)化

流程應(yīng)該寫下來(lái)。一些企業(yè)所謂的明確的常規(guī)規(guī)則，并將這些規(guī)則作為一個(gè)流程。當(dāng)人員發(fā)生變化，遇到基本問(wèn)題時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)實(shí)施歧義。因此，該過(guò)程強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)化，需要形成書面文件。

2、流程表達(dá)應(yīng)詳細(xì)、清晰

有人形容海爾張瑞敏推進(jìn)的管理是“擦桌子”管理機(jī)制：明確規(guī)定誰(shuí)擦、什么時(shí)候擦、怎么擦、達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)。

流程需要參考“擦桌子”管理機(jī)制，目的、范圍、步驟、要求等要詳細(xì)明確。

3、流程應(yīng)具有一定的目的性

為了簡(jiǎn)化編制過(guò)程，一些企業(yè)直接復(fù)制其他企業(yè)流程，導(dǎo)致流程“無(wú)用”的后果，“因小失大”。流程必須根據(jù)企業(yè)的具體情況進(jìn)行編制，這是“目的”。

4、流程應(yīng)具有一定的適用性

流程的適用性要注意兩點(diǎn)，一是崗位職責(zé)的適用性，二是流程的及時(shí)性。

要做好流程，就要明確定義崗位職責(zé)。這里需要注意的是，比如王某某擔(dān)任采購(gòu)經(jīng)理，采購(gòu)經(jīng)理的職責(zé)不能根據(jù)王某某來(lái)確定，而應(yīng)該根據(jù)采購(gòu)經(jīng)理的職位來(lái)確定。這樣，即使王某某辭職，采購(gòu)經(jīng)理的職責(zé)仍然有其適用性。

此外，這個(gè)流程通常不是針對(duì)當(dāng)前的場(chǎng)景，而是針對(duì)一段時(shí)間的情況。否則，流程變化過(guò)于頻繁，或由于疏忽更新，過(guò)程的適應(yīng)性大大降低。

5、該過(guò)程應(yīng)有明確的輸入輸出

這個(gè)過(guò)程是由不同階段的連接產(chǎn)生的，這需要明確相應(yīng)的輸入和輸出。這里有一個(gè)簡(jiǎn)單的例子，比如招聘過(guò)程，核心運(yùn)營(yíng)部門是人力資源，其輸入是業(yè)務(wù)部門對(duì)人員的明確需求，輸出是人員到達(dá)后的考核結(jié)果。

6、流程頒布前應(yīng)先進(jìn)行審議

流程不僅需要通過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審查，在某些情況下，更重要的是，應(yīng)該征求執(zhí)行人員的建議，通常在得到執(zhí)行人員的認(rèn)可后實(shí)施。每個(gè)人都愿意遵守他們參與的規(guī)則。否則，在該過(guò)程發(fā)布后，執(zhí)行人員可能會(huì)發(fā)生負(fù)面對(duì)抗。

7、流程要貼近實(shí)際，不理想化

A公司人員文化低，B公司人員文化水平高。在這種情況下，在制定流程時(shí)應(yīng)該有所不同。流程是一種“不斷上升”的規(guī)定。當(dāng)人員素質(zhì)等實(shí)際情況不斷提高時(shí)，流程應(yīng)隨之改進(jìn)或簡(jiǎn)化。

8、流程應(yīng)該相互關(guān)聯(lián)，以防止沖突

雖然流程是針對(duì)某一事務(wù)或企業(yè)經(jīng)營(yíng)的某一方面制定的，但企業(yè)經(jīng)營(yíng)是一個(gè)整體，不同流程之間存在緊密或松散的相關(guān)性。在編制流程時(shí)，應(yīng)注意并反映這種相關(guān)性，以避免過(guò)程之間的矛盾。

此外，為了確保過(guò)程的實(shí)施，一般會(huì)有操作文檔的支持，如材料檢驗(yàn)流程的制定，以及某種或某種材料的檢驗(yàn)規(guī)范，同時(shí)需要注意流程件與操作文檔之間的相關(guān)性。

9、流程執(zhí)行責(zé)任主要在管理者身上

事實(shí)上，許多管理者盲目地抱怨這個(gè)流程，而不是發(fā)揮自己的價(jià)值來(lái)優(yōu)化它，以確保這個(gè)過(guò)程的執(zhí)行。

管理者的職責(zé)之一是確保過(guò)程的有效性和有效實(shí)施，管理者應(yīng)在流程優(yōu)化、流程宣傳和實(shí)施、流程執(zhí)行監(jiān)督中發(fā)揮作用。

10、注意動(dòng)態(tài)更新流程

無(wú)論是市場(chǎng)變化等宏觀層面，還是企業(yè)員工變化等微觀層面，企業(yè)經(jīng)營(yíng)面臨的情況都在不斷變化，“唯一不變的就是變化”，這就要求流程“與時(shí)俱進(jìn)”，確保其保持改進(jìn)和簡(jiǎn)化的狀態(tài)。