PDCA循環(huán)的流程執(zhí)行

這個(gè)過(guò)程的PDCA與我們一般理解的PDCA略有不同，這里的P做Process解釋?zhuān)_(kāi)啟過(guò)程的意思。

開(kāi)展流程工作必須經(jīng)歷一個(gè)PDCA循環(huán)，即開(kāi)設(shè)流程、加強(qiáng)執(zhí)行、開(kāi)展監(jiān)督、付諸行動(dòng)的過(guò)程。

Process：開(kāi)設(shè)流程

流程開(kāi)設(shè)主要關(guān)系到何時(shí)開(kāi)設(shè)流程，按照什么格式，如何清晰地討論流程，如何保證流程的合理性。

一般流程的設(shè)置應(yīng)涵蓋主體運(yùn)行、關(guān)鍵事務(wù)、復(fù)雜事務(wù)和容易爭(zhēng)吵的事務(wù)，包括面對(duì)面的覆蓋和一點(diǎn)開(kāi)放。

流程應(yīng)明確討論目的、適用范圍、基本概念、職責(zé)表示、步驟和要點(diǎn)、流程圖和相關(guān)文檔，并按此格式編制流程。

這個(gè)過(guò)程最終需要體現(xiàn)三個(gè)特點(diǎn)：重要性、合理性和增值性。

Do：流程執(zhí)行

流程已經(jīng)建立，下一件公正的事情是流程執(zhí)行。正如PDCA所討論的，一個(gè)好的計(jì)劃是成功的一半，這個(gè)過(guò)程本身的合理性在很大程度上決定了執(zhí)行效果。確保過(guò)程的合理性，以進(jìn)一步加強(qiáng)執(zhí)行。

許多企業(yè)存在嚴(yán)重的過(guò)程編寫(xiě)與實(shí)施脫鉤的情況。編寫(xiě)過(guò)程的人通常會(huì)完成這個(gè)過(guò)程來(lái)實(shí)現(xiàn)他們的目標(biāo)。沒(méi)有人問(wèn)別人是否知道，以及如何執(zhí)行它，所以有些人在會(huì)議上驚訝地問(wèn)：“有這個(gè)過(guò)程嗎？”

流程必須加強(qiáng)執(zhí)行。流程開(kāi)通時(shí)，應(yīng)征求有關(guān)部門(mén)或人員的意見(jiàn)，或由流程執(zhí)行部門(mén)直接編制流程，然后公開(kāi)流程，進(jìn)行必要的宣傳，再次接受有關(guān)人員的意見(jiàn)。

阿里巴巴在流程實(shí)施中有一種獨(dú)特的做法，即“新手照流程，老人做創(chuàng)新”。新員工必須按照流程做事，而老人可以在舊流程的基礎(chǔ)上改進(jìn)或創(chuàng)新流程，因?yàn)樗麄兪煜ち鞒獭?/p>

Check：開(kāi)展監(jiān)督

監(jiān)督流程的執(zhí)行情況，聽(tīng)取大家的建議或反饋。這些可能的建議或反饋包括：

①過(guò)程的不當(dāng)之處；

②要求過(guò)于復(fù)雜或嚴(yán)格；

③流程與流程之間的沖突；

④過(guò)多的流程；

⑤職責(zé)安排不公平；

⑥缺乏對(duì)流程執(zhí)行結(jié)果的評(píng)估。

在監(jiān)督過(guò)程中，除了聽(tīng)取意見(jiàn)和反饋外，還要看是否有意不執(zhí)行過(guò)程。如有，應(yīng)給予必要的處罰。

Action：付諸行動(dòng)

最重要的行動(dòng)是優(yōu)化流程，主要包括：

①更新流程，彌補(bǔ)缺陷；

②優(yōu)化流程，固化更優(yōu)化的步驟、要點(diǎn)；

③簡(jiǎn)化過(guò)程，使人們更容易參考過(guò)程操作；

④過(guò)程集成，如將兩個(gè)過(guò)程集成到一個(gè)過(guò)程中；

⑤刪除流程，刪除過(guò)時(shí)或重復(fù)的流程，保持流程系統(tǒng)的簡(jiǎn)化。

⑥補(bǔ)充流程，即補(bǔ)充標(biāo)準(zhǔn)、表格、操作標(biāo)準(zhǔn)等，使流程更具落地性。

⑦過(guò)程的一致性，即消除過(guò)程與相關(guān)文件之間的沖突或不一致性，保持過(guò)程與相關(guān)文件的一致性。

只有通過(guò)PDCA循環(huán)，才能保證流程系統(tǒng)的適用性和效率，始終保持流程系統(tǒng)的簡(jiǎn)化和務(wù)實(shí)。