時間管理的本質(zhì)是什么？

　　時間管理本質(zhì)上是對自我的管理，管理者的時間管理并非是對時間這一資源進(jìn)行管理，而是對管理者自身進(jìn)行管理，通過提高時間使用效率，減少浪費，從而達(dá)到提高工作效率的目標(biāo)。對管理者自身進(jìn)行管理主要包括四個方面的內(nèi)容。

1.把握關(guān)鍵

　　不同層次的管理者盡管工作任務(wù)和工作責(zé)任不盡相同，但管理活動卻是一致的，可簡單歸結(jié)為三個掌握，即掌握關(guān)鍵工作，掌握關(guān)鍵人物，掌握關(guān)鍵活動。發(fā)展目標(biāo)能否實現(xiàn)的重點不在于每個環(huán)節(jié)、每個步驟，而在于制約性因素。制約性因素往往體現(xiàn)在關(guān)鍵工作，關(guān)鍵人物和關(guān)鍵活動上，抓住了這三個關(guān)鍵，也就解決了制約性因素。所謂“大智有所不慮，大巧有所不為”之所以成為大智大巧者，在于能夠揚其長而避其短。管理者無論職位、無論能力學(xué)術(shù)水平高低，都是普通勞動者，不可能是全能的，也不需要面面俱到，因此，只要掌握了關(guān)鍵也就抓住了時間管理的要訣。具體地說，出現(xiàn)重要而且緊急的事情時，應(yīng)首先進(jìn)行處理，但要避免成為工作常規(guī)，應(yīng)保證大部分時間花在重要而不緊急的事情上。專注于處理重要的事情說明抓住了影響整個部門乃至整個企業(yè)的工作全局，主要精力放在不緊急的事情上則意味著防患于未然。

2.簡化程序

　　工作流程越簡化，越不容易出問題，執(zhí)行部門及人員在工作過程中會越加細(xì)致，執(zhí)行效果越好。提高行文和會議效率，降低管理成本。就開會而言，會前必須明確會議的目的，是分享信息、辯論還是決策，決策性的會議材料應(yīng)該在會前幾天分發(fā)參會者，讓參會者能盡早熟悉會議內(nèi)容并有足夠的考慮時間，以提高決策的質(zhì)量和速度，避免會議流于形式，避免將會議時間浪費在泛泛而談上卻做不出任何科學(xué)決策。

3.合理安排時間

　　應(yīng)該做好每天、每周、每月以及每年的工作計劃，使用日事清列出每一時間單位內(nèi)應(yīng)該完成的工作，利用四象限功能排出優(yōu)先次序，突出重點并確認(rèn)完成時間，并適當(dāng)安排“不被干擾”的時間。管理者常常需要整塊的時間去思考一些重要決策或完成重要的任務(wù)，在進(jìn)行這些任務(wù)的過程中，不能被外界打斷，否則重新進(jìn)入深度思考與完全工作狀態(tài)往往需要更長的時間。管理者集中時間不受干擾地處理一些重大事項而把其他事情都推到一邊，可能會給本部門甚至整個企業(yè)帶來一些意想不到的麻煩，但如果能有足夠必要的時間，不受任何人任何事干擾地思考或者從事對部門甚至整個企業(yè)至關(guān)重要的工作，那么這些可能的麻煩將是微不足道的。

4.適當(dāng)授權(quán)

　　任何一位管理者都不可能獨自完成本部門的所有工作，也不可能獨自對所有的事情做出科學(xué)決策，因此將一些事情指派或授權(quán)給別人，讓其他人對工作進(jìn)行分擔(dān)，是提高時間使用效率的有效方式之一。列出工作中所有可以授權(quán)的事項，并授權(quán)于適當(dāng)?shù)娜藖頉Q策和執(zhí)行，會提高工作效率。管理者的授權(quán)必須充分，同時必須重視隨時監(jiān)督、定時檢查、及時給予指導(dǎo)修正，保證被授權(quán)者的行為符合企業(yè)的整體利益。

　　在授權(quán)過程中，管理者應(yīng)避免出現(xiàn)把別人當(dāng)成自己提高效率多做事的資源或者障礙、干擾者的傾向，否則可能會出現(xiàn)控制他人的欲望，傾向于讓被授權(quán)人按照要求做事，或者讓“他們”不要妨礙“我們”做事。從而使授權(quán)行為適得其反。 在授權(quán)中必須要克服“辦事拖延”的陋習(xí)，推行“限時辦事制”。 辦事拖延是浪費時間的重要原因之一，實際工作中，工作任務(wù)的完成時間往往都會超出預(yù)期。 因此，規(guī)定每一件事情的完成期限，并要求被授權(quán)者在限定時間內(nèi)報告處理結(jié)果，授權(quán)效果會更為有效。